Microsoft Project 2019/2021 and Office 365 (Project Plan 3): Vergleich, Funktionen und Einsatzmöglichkeiten

Microsoft Project gehört zu den führenden Tools für modernes Projektmanagement. Dieser Artikel beleuchtet die Unterschiede zwischen den Editionen Standard und Professional (2019/2021) sowie die Vorteile von Project Plan 3 in Office 365. Erfahren Sie, wie Sie Projekte effizient planen, Ressourcen verwalten und Kosten kontrollieren – unterstützt durch nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen.

MS Project – Produktübersicht

Microsoft Project Standard vs. Microsoft Project Professional (2019/2021)

Die Projektsoftware Microsoft Project ist in zwei Editionen Standard und Professional erhältlich (manchmal auf MS Project oder MS Projects genannt). Es ist das klassische Projektmanagementtool von Microsoft. Microsoft Project Standard unterstützt den Einzelprojektmanager u.a. beim Planen und Steuern eines Projektes sowie der zugehörigen Ressourcen. Die Professional Edition bietet u.a. zusätzliche Ansichten, wie z.B. den Teamplanner, und kann in Verbindung mit einem Project Server und Project Online eingesetzt werden (siehe auch Produktübersicht Microsoft Project Professional und Project Online). Aktuell ist die Version 2021.

Microsoft Project Online Desktop-Client (Project Plan 3)

Der Project Online Desktop-Client entspricht der neuesten Version von Project Professional (aktuell im Jahr 2024 weiterhin die Version 2021), also der über die Microsoft 365 Cloud bezogenen Version der Windows-Anwendung von Microsoft Project (Project Plan 3). Diese ist stets auf dem neuesten Stand, siehe auf Vergleich mit Microsoft Project for the web (Project Plan 1).

Die Standard Edition ist eine Einzelplatzanwendung, die dezentral ohne weitere Abhängigkeiten im Unternehmen eingesetzt werden kann. Sie eignet sich u.a. für das Management von Terminen, Kosten und Ressourcen eines einzelnen Projektes und beantwortet Fragen wie:

• Welche Arbeiten sind nötig, um das Projektziel zu erreichen?
• Wann brauchen wir welche Ressourcen?
• Schaffen wir alle geforderten Arbeiten mit den gegebenen Ressourcen?
• Welche Arbeiten schaffen wir nicht?
• Wie groß ist die Auslastung? Welche Kompetenzen bzw. Kapazitäten fehlen?
• Wann kann das Projekt mit den gegebenen Ressourcen fertiggestellt werden?
• Welcher Istaufwand ist bereits angefallen?
• Wie viel hiervon ist verrechenbar?
• Wie groß ist das Restbudget?
• Was sind die voraussichtlichen Gesamtkosten für das Projekt?

Die Fähigkeit, diese Fragen mit ausreichender Qualität beantworten zu können, ist im heutigen Wirtschaftsleben einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren. Projektarbeit bildet oft die Grundlage für die Leistungserstellung, z.B. durch die Entwicklung neuer Produkte in Entwicklungsprojekten.

Letztlich geht es darum, Projektarbeit besser planbar und steuerbar zu machen, um Risiken zu minimieren. Dies erfordert einen kompetenten Projektmanager und eine ausgereifte Software wie MS Project, das methodisch neutral ist und z.B. mit PMI, Prince 2 oder IPMA/GPM eingesetzt werden kann.

Microsoft Project – im Detail

MS Project eignet sich für Projektmanagement basierend auf PMI-Standards. Die fünf Prozessgruppen gemäß PMI sind Initiierungs-, Planungs-, Ausführungs-, Überwachungs- und Steuerungs- sowie abschließende Prozesse. Diese Prozesse sind in jeder Projektphase relevant, wenn auch unterschiedlich stark ausgeprägt.

Projektstrukturplan in Microsoft Project erstellen

In einer frühen Projektphase wird der Projektauftrag erstellt. Dieser liefert die Grundlage für die Planungsprozesse. Der Projektstrukturplan beschreibt hierarchisch den Inhalt und Umfang des Projektes, also alle Arbeiten, die für das Projektziel nötig sind.

Die Abbildung zeigt die Gruppierung der Vorgangsliste nach der Hierarchie des Projektstrukturplans.

Terminplanung und Ressourcenplanung in Microsoft Project

Nachdem der Projektstrukturplan erstellt wurde, werden Vorgänge definiert und Ressourcen zugeordnet. MS Project berechnet den Gesamtbedarf und erstellt einen Zeitplan unter Berücksichtigung der Ressourcenkapazitäten.

Kostenschätzung in Microsoft Project

Kosten werden durch die Erfassung von Ressourcenkostensätzen geschätzt. MS Project berechnet automatisch die Gesamtkosten und stellt diese nach Perioden, Kostenarten, Ressourcen und Projektphasen dar.

Einsatzplanung, Zeiterfassung und Fertigmeldung mit Microsoft Project

Einsatzpläne können ausgedruckt werden, um die Informationsverteilung zu erleichtern. Fortschrittsberichte und Zeiterfassungen können direkt im Projektplan oder mit Tools wie Allocatus durchgeführt werden.